" Syarat-Syarat Menulis Surat"
Surat resmi atau disebut juga surat dinas ditulis
untuk keperluan komunikasi antara kantor yang satu dan kantor yang lain atau
antar organisasi. Surat dinas dibuat oleh seseorang yang berkedudukan sebagai
pejabat instansi pemerintah sehingga surat ini disebut juga surat jabatan.
Surat merupakan alat komunikasi tertulis, karena itu surat harus
bebas dari salah tafsir. Agar tidak menimbulkan salah tafsir, bentuk dan bahas
surat harus mengikuti ragam yang telah dibakukan. Surat resmi memiliki bagian-bagian yang tetap, yaitu
- Kepala surat
Kepala surat yang ditulis lengkap memuat informasi yang terdiri atas
- nama instansi,
- alamat lengkap,
- nomor telepon,
- nomor kotak pos, dan
- lambang atau logo.
Dalam penulisan kepala surat
hal-hal berikut perlu diperhatikan.
·
Nama instansi tidak disingkat, misalnya Osis, tetapi
Organisasi Sekolah Intra Sekolah
·
Kata jalan tidak disingkat dengan Jl. atau Jln., tetapi Jalan
·
dengan J kapital.
·
Kata telepon hendaknya ditulis dengan cermat, telepon; bukan tilpun, telpun, dan tidak
disingkat menjadi Telp atau Tlp.
·
Kata kotak pos hendaklah ditulis
dengan cermat, yaitu Kotak Pos; jangan disingkat
menjadi Kotpos. Jangan pula kamu gunakan P.O. Box atau Post Office Box.
·
Kata telepon dan kotak pos diikuti oleh nomor tanpa diantarai dengan tanda
titik dua (:), sedangkan nomor-nomor yang mengikutinya ditulis dengan
tanpa tanda titik atau spasi pada setiap hitungan tiga angka karena bukan merupakan
- Tanggal penulisan surat
Tanggal surat ditulis lengkap, yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan
ditulis dengan huruf yang diawali huruf kapital, dan tahun ditulis dengan
angka. Sebelum tanggal tidak dicantumkan nama kota, karena nama kota sudah ada
pada kepala surat. Setelah tanggal tidak ada tanda baca.
Berikut contoh penulisan tanggal yang salah
Surabaya : 16 Januari 2008
Surabaya, 16 Januari 2008
16 -01-2008
16 Jan 2008
- Nomor, lampiran, dan hal surat
Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan diawali huruf
kapital dan diikuti dengan tanda titik dua (:) yang ditulis secara
estetik sesuai dengan panjang ketiga kata tersebut.
Kata nomor dan lampiran dapat disingkat
secara taat asas dengan No. dan Lamp.
Penulisan Nomor
Yang Salah
|
Penulisan Nomor
Yang Benar
|
Nomer: 110/U/OSIS/2007,-
|
Nomor: 110/U/OSIS/2007
|
No: 110/U/OSIS/2007,
|
No: 110 / U /OSIS / 2007
|
Nomor: 110/U/OSIS/2007
|
Nomor: 110.U.OSIS.2007
|
Kata Lampiran atau Lamp. diikuti tanda
titik dua (:) dan disertai jumlah barang yang dilampirkan. Jumlah barang
ditulis dengan huruf, bukan dengan angka, dan tidak diakhiri dengan tanda baca.
Awal kata yang menyatakan jumlah ditulis dengan huruf kapital.
Penulisan
Lampiran Yang TIDAK Dianjurkan
|
Penulisan
Lampiran Yang dianjurkan
|
Lampiran: 1 berkas
|
Lampiran: Satu berkas
|
Lamp: 1 (Satu) berkas
|
Lamp: Satu berkas
|
Kata hal diikuti oleh tanda titik dua dan disertai dengan pokok
surat yang diawali dengan huruf kapital tanpa diberi garis bawah dan tidak
diakhiri tanda baca. Pokok surat hendaknya dapat menggambarkan pesan yang ada
pada isi surat.
Penulisan Hal
Yang Tidak Dianjurkan
|
Penulisan Hal
Yang dianjurkan
|
Hal : Permohonan Izin mengadakan studi banding
|
Hal : Permohonan izin
|
Hal : Perpanjangan Izin Penelitian
Hal : Permintaan data lomba desa
2008
|
Hal : Perpanjangan izin penelitian
Hal : Permintaan data lomba desa 2008
|
Hal : Petunjuk Pembinaan Desa
Tertinggal
|
Hal : Petunjuk pembinaan desa tertinggal
|
- Alamat tujuan
Dalam menuliskan alamat surat, hal-hal berikut perlu diperhatikan.
·
Penulisan nama penerima surat harus cermat dan lengkap sesuai dengan
kebiasaan si pemilik nama menulis namanya.
·
Nama diri penerima surat ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap
unsurnya, bukan huruf kapital semua.
·
Penulisan alamat surat juga harus cermat, lengkap, dan informatif.
·
Untuk menyatakan yang terhormat pada awal nama
penerima surat cukup ditulis Yth. Dengan huruf awal
huruf kapital disertai dengan tanda titik. Penggunaan kata kepada sebelum nama diri
tidak diperlukan karena kepada merupakan kata penghubung antar bagian
kalimat yang menyatakan arah. Alamat pengirim juga tidak perlu memakai kata dari
yang menyatakan asal.
·
Kata Saudara ditulis dengan disingkat, Sdr., sedangkan kata Bapak dan Ibu ditulis lengkap,
tanpa disingkat.
·
Jika nama orang yang dituju bergelar akademik sebelum namanya, seperti Dr., dr., atau Drs., atau memiliki
pangkat seperti kolonel atau kapten, kata sapaan Bapak, Ibu, Sdr tidak digunakan.
·
Jika yang dituju nama jabatan seseorang, kata sapaan tidak digunakan agar
tidak berhimpit dengan gelar, pangkat, atau jabatan.
·
Kata jalan pada alamat surat tidak
disingkat. Alamat yang lebih sempit dengan alamat yang lebih luas tingkatannya
diantarai dengan tanda koma.
·
Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai dengan nama
jabatannya, atau nama jabatannya saja, dan bukan nama instansinya.
Penulisan Alamat
yang Tidak Dianjurkan
|
Penulisan Alamat
yang Dianjurkan
|
KEPADA
Yth. Bpak. Biro Tata Usaha
Kantor Pemda Tingkat I Jatim
Jln. Pahlawan Nomor 2
SURABAYA
|
Kepala Biro Tata Usaha
Kantor Pemerintah Daerah
Kantor Pemerintah Daerah
Tingkat I
Propinsi Jawa Timur
Jalan Pahlawan 2
S u r a b a y a
|
- Salam pembuka dan penutup
Contoh salam pembuka adalah sebagai berikut:
Salam sejahtera,
Saudara…,
Ibu… yang terhormat,
Di samping itu ada salam yang bersifat khusus,
Assalaamu’alaikum W.W.,
Salam Pramuka,
Salam Perjuangan,
Merdeka,
Salam penutup yang lazim adalah sebagai berikut.
Hormat saya,
Hormat kami,
Salam takzim,
Wassalam,
- Isi surat (tubuh surat)
Secara garis besar, isi surat dapat dikelompokkan menjadi bagian pembuka,
bagian isi, dan bagian penutup.
Contoh bagian pembuka
a
Pada tanggal
5 Februari 2007 kami akan menyelenggarakan lomba pembacaan puisi. Tujuan lomba
adalah ….
Pernyataan
Saudara yang tertera pada surat Saudara tanggal 25 Januari 2007, No.
29/Pr./H/I/2007 akan kami jawab sebagai berikut.
Contoh bagian penutup
a
Atas
perhatian Saudara kami sampaikan terima kasih.
b
Demikian
permohonan kami. Atas perhatian dan perkenan Bapak, kami menyampaikan terima
kasih.
Contoh penulisan paragraf penutup yang tidak dianjurkan:
1 Atas perhatiannya,
diucapkan terima kasih.
- Demikian harap maklum.
- Demikian, atas perhatian dan kerjasamanya, dihaturkan beribu-ribu terima kasih.
- Pengirim surat (tanda tangan, nama terang, dan jabatan)
Penulisan pengirim surat perlu memperhatikan hal-hal berikut:
· Nama tidak perlu
ditulis dengan huruf kapital seluruhnya, cukup ditulis dengan huruf kapital
pada huruf pertama tiap unsurnya.
· Nama tidak perlu
diberi tanda kurung, digarisbawahi, dan tidak perlu diakhiri dengan tanda baca.
Contoh penulisan nama pengirim surat.
Penulisan Alamat
yang Tidak Dianjurkan
|
Penulisan Alamat
yang Dianjurkan
|
KEPADA
Yth. Bpak. Drs. Sukoco Joyonegoro Kepala Biro Tata
Usaha
Kantor Pemda Tingkat I Jatim
Jln. Pahlawan Nomor 2
SURABAYA
2. Deby Sukamdani Ketua OSIS
KETUA OSIS
|
Yth. Bapak Sukoco Joyonegoro Kepala Biro
Tata Usaha Pemerintah Propinsi Jawa Timur
Jalan Pahlawan 2 Surabaya
2. Deby Sukamdani Ketua OSIS
|
- Tembusan (jika diperlukan)
Ketentuan penulisan tembusan adalah sebagai berikut:
·
Jika
tembusan lebih dari satu, diberikan nomor urut tembusan.
·
Pihak yang
diberi tembusan hendaknya nama jabatan atau nama orang, bukan nama instansi.
·
Dalam
tembusan tidak perlu diberikan Kepada Yth atau Yth.
·
Dalam
tembusan tidak perlu ada ungkapan, untuk laporan, untuk diperhatikan, untuk
bahan pertimbangan, atau ungkapan lain yang mengikat.
·
Dalam
tembusan tidak perlu ada ungkapan arsip atau pertinggal karena
setiap surat resmi pasti ada tembusan.
Penulisan Alamat yang Tidak Dianjurkan
|
Penulisan Alamat
yang Dianjurkan
|
Tembusan
1. Kepala Sekolah sebagai laporan.
2. Pembina OSIS sebagai pertimbangan.
3. Ketua OSIS sebagai bahan pertanggungjawaban.
|
Tembusan
1. Kepala Sekolah
2. Pembina OSIS
3. Ketua OSIS
|
Tidak ada komentar:
Posting Komentar